Data Handling & Security

How we store, protect, and handle call and customer data. This overview is for transparency and is not legal advice.

Overview

LiveringAI answers calls and texts on behalf of service businesses and records structured details (caller name, callback number, reason, appointment time, and transcript) so your team can follow up. This page explains how that data is handled and secured. It is provided for transparency and does not constitute legal advice.

What we collect

Call metadata (time, direction, phone numbers, duration), the AI-generated transcript and structured intake fields you configure, optional call recordings, and the notification recipients you set. We do not ask callers for payment card numbers or government identifiers.

Data isolation (multi-tenant)

Each business's calls, customers, and settings are stored in its own workspace and are only accessible to that account. Users cannot see another business's data. Platform administrators may access data for support and abuse-prevention purposes.

Encryption

Data is encrypted in transit using TLS (HTTPS for the app and APIs). Data at rest is stored in a managed Postgres database with encryption at rest provided by the hosting platform.

Access control

Access to the dashboard requires authentication. Administrative functions are restricted to platform administrators. API access uses scoped keys. We follow least-privilege principles for internal access.

Sub-processors

We rely on reputable third parties to deliver the service, including telephony (Twilio), speech and language processing, email/SMS delivery, and cloud hosting. Each processes only the data needed to perform its function. Call audio and transcripts may be processed by these providers to answer and summarize calls.

Retention & deletion

Call records and transcripts are retained so your team can review history. Businesses can delete individual call records and customer contacts from the dashboard. On account closure, associated business data can be deleted on request.

Call recording & consent

When call recording is enabled, calls may be recorded for quality and record-keeping. Recording-consent laws vary by state/country (some require all-party consent). Businesses are responsible for providing any legally required disclosure to callers. Recording can be disabled per deployment.

HIPAA-adjacent considerations

LiveringAI is a general-purpose AI receptionist and is not, by default, a HIPAA-covered service. For businesses in healthcare-adjacent fields (e.g., senior home care, veterinary), we recommend collecting only the minimum necessary information on a call and avoiding sensitive medical detail in captured fields. If your use case requires a Business Associate Agreement (BAA) or specific compliance controls, contact us to discuss availability before going live.

Contact

Questions about data handling, deletion requests, or compliance? Reach us from the Contact page and our team will respond.